Переход на электронные путевые листы — это не просто замена бумажного бланка на электронный файл. Нужно настроить обмен данными между вашей организацией, оператором электронных перевозочных документов и системой, в которой оформляются предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры. Разберём процесс по шагам — от выбора оператора до первого полностью электронного путевого листа.

Первое, что необходимо сделать, — выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), через которого ваша компания будет работать с ГИС ЭПД. На рынке работают, в частности, такие операторы, как Контур, СБИС/Тензор, Калуга Астрал и другие. При выборе оператора стоит проверить:

• поддерживает ли он именно электронные путевые листы;
• как реализована передача данных о медосмотрах (интеграция с медицинскими системами);
• как организована работа водителей;
• какие варианты подписания документов доступны;
• есть ли мобильное приложение или другое удобное решение для работы в рейсе;
• как организована техническая поддержка. Перечень операторов ИС ЭПД ведёт Минтранс России. После выбора оператора организация заключает соглашение об информационном обмене и настраивает подключение к системе. Перед подписанием договора уточните, есть ли готовая интеграция с вашей системой учёта (например, 1С) и программой для предрейсовых медосмотров.

Для работы с электронными перевозочными документами необходимо определить, кто и какие документы будет подписывать. Для юридического лица или ИП используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Для сотрудников, подписывающих документы от имени организации (ответственный за выпуск, диспетчер), потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Здесь часто возникает путаница с машиночитаемой доверенностью. Что такое МЧД? МЧД нужна, когда сотрудник действует от имени организации как её представитель и подписывает электронные документы своей электронной подписью.

Поэтому перед переходом необходимо определить: кто в вашей компании подписывает ЭПД → какой подписью → нужна ли этому сотруднику МЧД.

При этом для медицинского работника действует отдельное правило: сведения о проведённом медосмотре в электронном путевом листе заверяются УКЭП самого медицинского работника. МЧД для медработника не требуется, так как он заверяет сведения о состоянии здоровья от своего имени как специалист. Подписывать их УКЭП медицинской организации и оформлять для этого МЧД не требуется.

Это один из самых важных этапов, особенно если предрейсовые осмотры проводятся сторонней медицинской организацией или с использованием специализированного оборудования. Нужно заранее связать в единую схему: медицинское оборудование / программа → оператор ИС ЭПД → электронный путевой лист → ГИС ЭПД. Поэтому необходимо сообщить вашему поставщику медицинского оборудования или программного обеспечения о переходе на ЭПЛ и уточнить:

• поддерживает ли система работу с электронным путевым листом;
• умеет ли она передавать сведения о результате медосмотра в требуемом формате;
• как медицинский работник подписывает результат осмотра;
• каким образом данные передаются оператору ЭПД;
• кто отвечает за настройку интеграции. Формат электронного путевого листа предусматривает отдельный блок со сведениями о результате предсменного/предрейсового медицинского осмотра. Важное ограничение: дистанционный (удалённый) медосмотр разрешён приказом Минздрава, но он недопустим для водителей, перевозящих опасные грузы, детей, а также для рейсов протяжённостью свыше 300 км. Для них обязателен только очный осмотр. Если медосмотры проводит подрядчик Заранее согласуйте переход и с медицинской организацией. Подрядчик должен быть готов работать с электронным форматом и обеспечить подписание результатов осмотров медицинским работником в установленном порядке. Это важно сделать до запуска ЭПЛ, иначе можно технически оформить электронный путевой лист, но не сможете корректно закрыть в нём медицинскую часть.

После подключения к оператору необходимо настроить сам процесс оформления ЭПЛ. В системе должны корректно передаваться предусмотренные законодательством сведения о:

• транспортном средстве;
• водителе;
• сроке действия путевого листа;
• выпуске автомобиля на линию;
• предрейсовом/предсменном контроле технического состояния;
• показаниях одометра;
• предрейсовом или предсменном медицинском осмотре;
• других обязательных реквизитах путевого листа. Требования к составу сведений и порядку формирования путевого листа установлены приказом Минтранса России № 390 (действует до 1 марта 2029 года)

Теперь нужно проверить, как фактически будет проходить медосмотр. Например:

Не забудьте про вторую важную часть выпуска автомобиля на линию — предрейсовый контроль технического состояния. В электронном путевом листе должны быть отражены предусмотренные сведения о дате и времени выпуска транспортного средства, предрейсовом/предсменном контроле технического состояния и показаниях одометра. Эти сведения заверяются электронной подписью лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию. В зависимости от предусмотренного законом варианта может использоваться УКЭП или УНЭП. Поэтому переход на ЭПЛ — это не только задача бухгалтера или специалиста по ЭДО. В процесс должны быть включены ответственный за выпуск автомобиля, медицинский работник, водитель и сотрудник, отвечающий за документооборот.

До полноценного перехода рекомендуется провести несколько тестовых циклов.
Проверьте весь путь документа: создание ЭПЛ → медосмотр → подписание → технический контроль → выпуск автомобиля → передача в ГИС ЭПД → получение документа → предъявление при необходимости.

Отдельно проверьте сценарий, когда у водителя временно отсутствует интернет. Минтранс указывает, что отсутствие связи само по себе не должно препятствовать работе с электронными перевозочными документами: необходимые сведения могут быть сформированы и переданы водителю в другой точке. Для предъявления ЭПД при проверке предусмотрен, в частности, QR-код. Важно: внести изменения в уже закрытый и переданный в ГИС ЭПД документ нельзя. При ошибке оформляется новый — исправительный

После успешного тестирования необходимо закрепить новый процесс внутри организации. Определите:

• кто формирует ЭПЛ;
• кто отвечает за выпуск автомобиля;
• кто проводит и подписывает медосмотр;
• кто контролирует корректность документов;
• кто отвечает за электронные подписи;
• что делать при техническом сбое;
• как действовать при отсутствии связи;
• кто контролирует наличие электронного документа у водителя. После этого можно переводить автопарк на постоянную работу с электронными путевыми листами.

Главное! Переход на ЭПЛ — это не установка одной программы. Это настройка связки из нескольких участников: организация → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → медицинская система → медработник → ответственный за выпуск → водитель. Если заранее проверить электронные подписи, интеграцию медицинской системы и порядок обмена данными, переход проходит значительно спокойнее и без ситуации, когда бумажный процесс уже отменили, а электронный ещё не работает.